Hoe zit het nou precies met de fiets van de zaak? Welke regelingen zijn er en welke past het beste bij  jouw organisatie én werknemers? De afgelopen jaren zijn er diverse regelingen geweest waarmee je als werkgever een fiets met fiscaal voordeel aan kon bieden aan jouw medewerkers. Ondanks dat deze regelingen bepaalde (budget)beperkingen met zich meebrachten is er veelvuldig gebruik gemaakt van deze regelingen. In 2020 is er een nieuwe regeling geïntroduceerd, de leaseregeling. Is dit de vervanger voor alle andere regelingen of juist een extra keuzemogelijkheid?

Welke fietsregelingen zijn er en wat is de beste keus? 

In onze gesprekken met ondernemers horen wij vaak dat bedrijven eigenlijk helemaal niet zo goed weten welke mogelijkheden en regelingen er nu allemaal zijn en wat voor hen de beste keus zou zijn. Ze willen wel ‘iets willen met de fiets’, maar weten niet hoe ze dat aan moeten pakken. Als fans van de fiets helpen we daar graag bij. In dit blog leggen we uit welke regelingen het meest worden benut voor de aanschaf en/of financiering van een fiets van de zaak.

De 4 meest gebruikte fietsregelingen:

1. De Werkkostenregeling

De eerste optie is de Werkkostenregeling (WKR). Via de werkkostenregeling (WKR) kun je als werkgever onbelaste vergoedingen aan werknemers bieden. Je mag als werkgever ook zaken vergoeden waar een werknemer privé voordeel van kan hebben. Daarbij kun je denken aan gereedschap, tablets, sportabonnementen, kerstpakketten of bijvoorbeeld een fiets.

De werkkostenregeling is beperkt, er is een ‘vrije ruimte’ zoals dat wordt benoemd. Voor 2021 is het percentage van de vrije ruimte verhoogd: van 1,7% naar 3% over de totale fiscale loonkosten tot en met € 400.000. Die verhoging is ingevoerd zodat je als werkgever in deze gekke periode rond Covid-19 iets extra’s kan doen voor jouw waardevolle medewerkers. Over het bedrag van de loonsom boven € 400.000 blijft de vrije ruimte in 2021 1,18%.

Beperkingen van de Werkkostenregeling

Punt van aandacht in de werkkostenregeling is de eindheffing van 80%, die ontstaat wanneer de vrije ruimte wordt overschreden. Dit is voor veel werkgevers een trigger om behoudend met de vrije ruimte om te gaan. Ook blijkt dat de fiets vaak moet concurreren met de andere vergoedingen omdat het gaat om aanzienlijke aanschafbedragen. Om die reden is er vaak een beperking op vergoedingsbedrag voor een fiets. Dit wordt meestal gebaseerd op de oude fietsregelingen waarbij eens per 3 jaren een bedrag van €749,- wordt vergoedt.

In de praktijk blijkt de WKR dus best wat beperkingen te geven, wat niet per se bijdraagt aan het stimuleren van fietsgebruik.

2. De Leaseregeling

De Leaseregeling voor de fiets is geïntroduceerd op 1 januari 2020 en is te vergelijken met de regeling voor een leaseauto. De fiets van de zaak wordt door de belastingdienst als loon in natura gezien. Daarom dient een werknemer die een fiets van de zaak krijgt rekening te houden met een bijtelling op het inkomen. Voor de fiets spreken we over full-operational lease, waarbij de werknemer een bijtelling van 7% over de nieuwwaarde van de fiets betaalt. Het bijhouden van rit-registratie is niet nodig en een maximum aantal kilometers is ook niet van toepassing op de fiets.

Leasekosten voor werkgever

Als werkgever heb je de keuze om de leasekosten volledig, gedeeltelijk of helemaal niet, of niet voor rekening te nemen. In dat laatste geval faciliteer je alleen. Indien de werkgever de leasekosten van de fiets (gedeeltelijk) voor zijn rekening neemt kunnen deze verrekend worden met bijvoorbeeld de kilometervergoeding die ‘uitgespaard’ wordt.

De leaseregeling geeft een minimale administratieve last in vergelijking met andere regelingen en biedt veel meer keuzevrijheid om de werknemer écht zijn/haar ultieme droomfiets te laten rijden ongeacht merk, type of budget. Denk hierbij aan e-bikes, speed-pedelecs maar ook aan een mooie racefiets of mountainbike.

Fietslease voor zzp’ers

De fietsleaseregeling kan zeer aantrekkelijk zijn voor zzp’ers. Een leasefiets biedt namelijk een financieel voordeel: je mag het maandelijkse leasebedrag opvoeren als kosten (bedrijfsuitgaven) en deze dus aftrekken van de winst. Hierdoor wordt jouw winstbelasting lager. En wil je na afloop van jouw leaseperiode de fiets overnemen, dan kan je financiële voordeel behoorlijk oplopen.

Voor wat betreft de btw-aftrek geldt voor de leasefiets een beperking, namelijk maximaal €749,- eens in de drie jaren. En door gebruik te maken van de leaseregeling heb je geen recht meer op fiscaal vriendelijke regelingen als KIA (kleinschaligheidsinvesteringsaftrek) , MIA (Milieu-investeringsaftrek of VAMIL (Willekeurige afschrijving milieu-investeringen), welke bij aanschaf van een Speed-Pedelec bijvoorbeeld wel van toepassing kunnen zijn.

3. Cafetariaregeling

De Cafetariaregeling is een regeling waarbij de werknemer met de werkgever overeenkomt dat een deel van het brutoloon wordt ‘uitbetaald’ in de vorm van een beloning in natura of een belastingvrije vergoeding of verstrekking. Als brutoloon-component mogen bijvoorbeeld het vakantiegeld, vakantiedagen of een eindejaarsuitkering worden gebruikt. Die netto beloning in natura of belastingvrije vergoeding of verstrekking kan dan in de vorm van een fiets verstrekt worden.

Fiscaal voordeel Cafetariaregeling

De werknemer profiteert binnen deze regeling van een fiscaal voordeel. In het geval van de fiets geldt echter wel dat de werkgever de kosten hiervoor dient op te nemen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling, wanneer overeengekomen is dat de fiets het eigendom van de werknemer wordt.

Als een werknemer gebruik maakt van de cafetariaregeling, dan wijzigt zijn/haar brutoloon. Dat moet vastgelegd worden in de arbeidsovereenkomst of een aanvulling daarop en gecommuniceerd worden met de belastingdienst. De cafetariaregeling heeft best wat spelregels en voorwaarden, het is dan ook van belang om de inhoud van de regeling schriftelijk vast te leggen.

4. De Renteloze Lening

De renteloze lening is een regeling met een doorgaans minimale impact voor de werkgever. In dit geval leent de werkgever het aankoopbedrag van de fiets aan de werknemer middels een renteloze lening. De werkgever kan hierbij uiteraard een maximumbedrag vaststellen en de werknemer selecteert zelf een fiets naar keuze. 

Als je als werkgever een lening verstrekt aan een werknemer dan dient er doorgaans een zakelijke rente te worden toegepast. Voor de (elektrische) fiets geldt echter een uitzondering. Voor deze lening geldt namelijk een nihilwaardering en hoeft aan de werknemer geen rente in rekening te worden gebracht.

Inlossen van de renteloze lening

In samenspraak tussen werkgever en werknemer wordt bepaald in welke termijn en op basis van welke vorm van betaling het totaalbedrag wordt ingelost. Dit kan bijvoorbeeld door kilometervergoeding in te houden of middels een maandelijkse inhouding van nettosalaris.

Omdat de lening wordt terugbetaald uit het nettoloon, is er voor de werknemer eigenlijk geen fiscaal voordeel. Het grootste voordeel is dat de werknemer het aanschafbedrag van de fiets niet in een keer hoeft te betalen, maar gespreid betaalt over de overeengekomen termijnen. Net als bij de cafetariaregeling geldt ook hier dat het van belang is de afspraken schriftelijk vast te leggen om misverstanden te voorkomen.

Welke regeling is het meest geschikt voor jouw organisatie en situatie? 

Dat hangt af van een aantal factoren die voor iedere organisatie anders zullen zijn. Shift to Bike is er in ieder geval van overtuigd dat de regeling die je kiest ondersteunend moet zijn aan de doelen van jouw organisatie en medewerkers op het gebied van bijvoorbeeld vitaliteit en duurzaamheid. De juiste regeling voor jouw organisatie is dus die regeling die fietsgebruik stimuleert en drempels om niet op de fiets te stappen volledig wegneemt.